TEMPO.CO, Jakarta - Sekretaris merupakan salah satu profesi yang berperan penting dalam keberlangsungan kegiatan di suatu perusahaan. Profesi ini membutuhkan banyak keahlian yang beragam. Sebab, tugas dari seorang sekretaris bukan hanya menangani jadwal rapat ataupun membantu tugas para pemimpin, sekretaris acapkali harus berurusan dengan banyak divisi yang berbeda.
Kriteria Menjadi Sekretaris
Jika seseorang ingin menjadi sekretaris, wajib memiliki keahlian berikut ini.
1. Kemampuan komunikasi
Keahlian pertama yang wajib dimiliki oleh seorang sekretaris adalah kemampuan dalam berkomunikasi. Pastinya, seorang sekretaris akan berhadapan langsung dengan banyak orang, baik orang yang berasal dari dalam ataupun luar perusahaan. Akibatnya, perlu memiliki keahlian dalam komunikasi secara lisan dan tulisan dengan baik. Jadi, keahlian komunikasi benar-benar harus dikuasai agar tidak mengalami kesulitan ketika menjalankan tugasnya.
2. Keterampilan bahasa
Selain komunikasi yang baik, seorang sekretaris juga harus memiliki keterampilan berbahasa. Seorang sekretaris dituntut memiliki keterampilan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Keahlian ini akan berhubungan dengan tugas sekretaris dalam pembuatan dokumen penting.
Mengutip starki.id, selain bahasa Indonesia yang baik dan benar, sekretaris juga dituntut menguasai bahasa asing. Ini sangat penting ketika berkomunikasi dengan relasi perusahaan yang berasal dari luar negeri. Bahasa asing yang penting untuk wajib dikuasai oleh sekretaris adalah bahasa Inggris, menjadi nilai lebih jika mampu bahasa lainnya.
3. Kemampuan mengorganisasi banyak hal
Sekretaris harus mempunyai keahlian organisasi yang baik karena mereka akan mengurus segala macam administratif, seperti membuat jadwal temu, mengolah email, membuat dokumen penting, dan sebagainya. Dengan kemampuan organisasi yang baik, sekretaris akan secara mudah mengatur waktu. Selain itu, sekretaris juga selalu siap untuk menangani pekerjaan yang tidak terjadwal atau mendadak.
4. Keterampilan memecahkan masalah
Seorang sekretaris tentunya akan mendapatkan banyak tantangan dan kondisi tidak terduga ketika melakukan pekerjaan. Selain itu, tidak jarang para pemimpin meminta saran dari sekretaris sebelum memutuskan sesuatu. Akibatnya, sekretaris memerlukan keahlian untuk memecahkan permasalahan dengan baik, kritis, dan logis.
5. Menguasai teknologi
Profesi sekretaris memiliki hubungan erat dengan teknologi. Perangkat teknologi, seperti gawai, komputer, ataupun tablet akan menjadi alat sehari-hari yang digunakan oleh sekretaris. Alhasil, perangkat tersebut membantu dan mempermudah pekerjaan dari seorang sekretaris.
Selain itu, sekretaris juga harus menguasai beberapa program pengolah dokumen dan kata, seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, email, dan lain-lain. Jadi, ketika sekretaris menguasai pemahaman dasar tentang teknologi dan programnya, akan sangat mudah untuk mereka mengerjakan tugasnya.
6. Dapat diandalkan
Seorang sekretaris harus bisa menjadi fleksibel dan dapat diandalkan. Biasanya, jam kerja sekretaris lebih panjang dari profesi lainnya karena harus mengikuti ritme kerja dari pemimpin. Mengutip dari Chron, sekretaris hendaknya bisa memiliki keahlian yang dapat diandalkan dan selalu fleksibel ketika bertugas. Sebab, sekretaris harus bisa menghadapi perubahan dan masalah yang tiba-tiba muncul.
7. Lebih bersikap proaktif
Selalu memiliki inisiatif yang tinggi dan bersikap proaktif adalah keahlian yang perlu dimiliki oleh sekretaris. Seorang proaktif adalah seorang yang bisa mengantisipasi permasalahan dan mencari jalan keluarnya dengan baik. Saat seorang sekretaris hanya menunggu perintah dari pemimpin saja, tentunya ia tidak akan berkembang. Tentunya, sekretaris yang hanya diam di tempat saja akan memperlambat jalannya perusahaan.
RACHEL FARAHDIBA R
Baca: Usia 99 Tahun Masih Aktif Jadi Sekretaris, Ini Rahasianya
Selalu update info terkini. Simak breaking news dan berita pilihan dari Tempo.co di kanal Telegram “http://tempo.co/”. Klik https://t.me/tempodotcoupdate untuk bergabung. Anda perlu meng-install aplikasi Telegram terlebih dahulu.
