TEMPO.CO, Jakarta - Meski telah memasuki era new normal pandemi Covid-19, masih banyak perusahaan yang meminta para karyawan bekerja dan berkoordinasi dari rumah atau WFH. Dengan demikian, sebagian besar komunikasi pun akan terjalin lewat surel atau balasan email.

Sayangnya, masih saja banyak pekerja yang salah dalam menuliskan pesan elektronik. Padahal, hal tersebut sangat berpengaruh pada tingkat profesionalisme.

“Kesalahan menulis email sedikit saja bisa menghancurkan reputasi di depan klien dan rekan kerja,” kata pakar etika dan pendiri Sekolah Protokol Texas, Diane Gottsman.

Mengenal lebih jauh tentang kekeliruan yang sering dibuat para karyawan agar tak mengulang kesalahan yang sama, situs Times of India dan Business Insider pun menyebutkan beberapa di antaranya sekaligus membagikan tips jitu.

Lupa menggunakan salam pembuka dan penutup
Sangat disarankan untuk selalu menggunakan salam pembuka dan penutup dalam setiap surel. Pakar etika surel Judith Kallos mengatakan hal tersebut penting untuk membentuk kesan sekaligus membangun citra perusahaan.

“Keramahan dan kesopanan dalam menulis surel akan memberikan poin positif kepada klien atau mitra potensial,” ujarnya.

Menggunakan pembuka “Kepada Bapak/Ibu di tempat”
Gottsman mengatakan ini adalah sapaan yang sangat salah, namun sering dilakukan para pekerja. Menurutnya, menggunakan kata pembuka “Kepada Bapak/Ibu di tempat” membuat Anda kurang memahami siapa orang yang dituju. Ini pun membuat si pembaca malas lantaran tak diingat oleh si pengirim surat.

“Jika lupa siapa nama orang yang dituju, ada baiknya menuliskan jabatan mereka seperti ‘Kepada Manajer Departemen Urusan Konsumen’ atau ‘Kepada Pemimpin Perekrutan yang Terhormat’,” tuturnya.

Menggunakan emoji atau singkatan
Menurut Gootsman, emoji dan singkatan umumnya tidak profesional dalam email bisnis. Untuk itu, tinggalkan gambar wajah yang tersenyum dan segala singkatan seperti “tdk” menjadi “tidak”. Lagipula, saat berkomunikasi dengan bos dan klien, Anda tentu harus memiliki waktu luang agar email lebih berbobot dan bernilai.

Tidak menulis subjek dengan baik
Anda tentu tahu di setiap awalan surel dibutuhkan subjek. Sebaiknya, Anda mengisinya dengan sangat baik dan sesuai dengan tujuan atau rangkuman keseluruhan isi surel sebab subjek yang salah membuat penerimanya menyepelekan surel tersebut. Jadi, pastikan itu tidak sekedar singkat, padat, tapi juga jelas.

Banyak penulisan yang salah
Ketika menulis surel untuk kebutuhan bisnis, maka sangat disarankan agar memperhatikan setiap penulisan. Hindari typo seperti “kemudian” menjadi “kemydhan” karena akan menyulitkan pembaca dalam mengartikan keseluruhan tulisan. Jika merasa kurang yakin dengan tulisan yang telah dibuat, Anda bisa mengaktifkan fitur pendeteksi typo agar kesalahan kecil seperti ini bisa dihindari.