TEMPO.CO, Jakarta - Hampir semua pengusaha tidak punya cukup waktu untuk menyelesaikan banyak hal, apalagi di zaman serbasibuk seperti sekarang. Bukan karena salah mengatur waktu, meskipun itu mungkin menjadi faktor penyebab.

Pemilik bisnis, terlepas dari skalanya, memiliki banyak hal yang harus dilakukan. Persoalan keterbatasan waktu ini juga tidak datang tanpa konsekuensi. Ketika menghabiskan waktu mengerjakan beberapa tugas, sesuatu yang penting bisa saja terlepas dari fokus sehingga Anda kehilangan peluang yang menguntungkan.

Mengingat tidak akan pernah ada lebih dari 24 jam dalam sehari, ada beberapa tips untuk memaksimalkan produktivitas agar bisa fokus mengembangkan bisnis kecil, seperti dikutip smallbiztrends.com.

Kedengarannya sederhana tetapi kenyataannya ada terlalu banyak pemilik bisnis yang tidak peduli tentang penggunaan kalender pada pekerjaan mereka. Anda bisa menggunakan kalender jenis apapun yang sesuai dengan kebutuhan.

Jika bekerja dengan banyak gawai, gunakanlah kalender berbasis cloud. Teknologi ini memungkinkan untuk membuat satu kalender yang dapat diakses dari perangkat mana pun.

Penting juga untuk memprioritaskan tugas-tugas yang dicatat. Buat daftar tugas tetap pendek. Identifikasi tugas yang paling penting dan kerjakan terlebih dulu. Perlu diingat Anda memiliki tiga opsi utama ketika menyusun daftar tugas, mendelegasikan, mengotomatiskan, atau melakukan outsourcing.

Baca juga: Ingin Jadi Pengusaha Tangguh, 5 Film Ini Bisa Jadi Motivasi

Delegasikan
Banyak pemilik usaha kecil yang enggan mendelegasikan kepada karyawan karena sulit melepaskan "bayi" Anda, dan Anda mungkin berpikir tidak ada yang bisa melakukan pekerjaan sebaik Anda. Tentu saja itu tidak masuk akal. Jika Anda memberi tanggung jawab kepada karyawan yang mengembangkan keterampilan, Anda berdua akan mendapat manfaat. Jika pikiran untuk mendelegasikan masih membuat gugup, mulailah dengan tugas-tugas yang memiliki prioritas rendah.

Otomatisasi
Gunakan alat teknologi untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan pekerjaan apapun yang Anda bisa. Cari aplikasi yang relevan dan solusi berbasis cloud untuk mengotomatiskan tugas dan aktivitas yang berulang.

Buat template untuk pertanyaan umum sehingga Anda dapat mencantumkannya dalam surat, memo, atau tanggapan email. Jika bekerja secara global, gunakan email penjawab otomatis agar orang-orang di zona waktu yang berbeda mengetahui zona waktu Anda dan perkiraan kapan Anda akan menghubungi mereka. Saat ini tidak ada hal yang tidak dapat diotomatiskan, termasuk akuntansi, email, manajemen proyek, janji temu, manajemen database, pemrosesan pembayaran, dan banyak lagi.

Alih daya (outsourcing)
Saat menemukan perusahaan yang mengotomatiskan tugas, pertimbangkan untuk mengalihdayakan pekerjaan kepada teknologi. Tidak hanya menghemat waktu yang dapat dialokasikan untuk aktivitas yang menghasilkan pendapatan, tetapi dalam banyak kasus, teknologi justru dapat menambah lapisan keamanan yang tidak dimiliki bisnis Anda.

Pikirkan waktu yang Anda dan staf akan hemat dengan melakukan outsourcing utang dan piutang. Dan karena sistemnya berbasis cloud, Anda dapat mengakses informasi di mana pun Anda memiliki koneksi internet.

Paradoks kehidupan wirausahawan adalah semakin usaha berkembang, semakin banyak tugas dan tanggung jawab yang mungkin perlu didelegasikan, otomatisasi, dan alihdayakan. Anda akan lebih sering membutuhkan solusi berbasis cloud yang sederhana, efisien, yang membebaskan waktu sehingga dapat fokus pada pekerjaan yang menghasilkan uang.