Bekerja Hybrid Semakin Tren, Ini Tantangan untuk HRD

TEMPO.CO, Jakarta -  Dunia yang kini semakin terbuka pada pola kehidupan baru, perusahaan-perusahaan mulai menjalankan kembali rencana bekerja dari kantor. Namun, dunia kerja pasca pandemi tidak dapat kembali seperti semula dan tujuh dari sepuluh orang di Asia Tenggara menyetujuinya. Berdasarkan survey yang dilakukan oleh EY yang melibatkan 16 ribu karyawan di 16 negara, hanya 15 persen responden di Asia Tenggara yang lebih memilih bekerja penuh waktu di kantor. Sedangkan 85 persen responden menginginkan fleksibilitas baik dalam hal lokasi kerja maupun jam kerja. Bahkan, enam dari sepuluh pekerja di Indonesia mengatakan akan berhenti dari pekerjaannya jika tidak ada fleksibilitas pasca pandemi. Bekerja Hybrid semakin diminati.

Dengan pendekatan hybrid sebagai kebiasaan yang baru, tempat kerja harus dapat beradaptasi dengan keadaan baru, membenahi eksistensi dan menemukan tujuan baru. Saat ini, pekerjaan kantor dapat diselesaikan dari mana pun, tetapi kebutuhan untuk terkoneksi dan menyelesaikan isu-isu yang lebih kompleks melalui pertemuan tatap muka dan bertukar ide dengan rekan kerja, tetap diperlukan. Kantor tidak akan pergi kemana pun, tapi fungsi nya akan berubah menjadi tempat kreatif dan WMS siap untuk memfasilitasi perubahan tersebut.

Co-founder Deskimo Christian Mischler mengatakan banyak perusahaan kini menyadari bahwa mereka dapat memangkas dan menghemat biaya ketika staf mereka bekerja dari rumah. Perusahaan membutuhkan analisis yang mendalam dan data operasional untuk menentukan dan memilih kantor secara strategis. "Oleh karena itu, kami menghadirkan produk yang dapat membuat perencanaan dan pengoptimalan kantor menjadi lebih mudah,” kata Mischler dalam keterangan pers yang diterima Tempo pada 21 Juni 2022.

“Penting bagi perusahaan untuk “kembali bekerja” dengan tepat – tidak hanya untuk keselamatan karyawan dan pelanggan, tetapi juga untuk mempertahankan tenaga kerja mereka. Kami merancang WMS sebagai solusi plug-and-play, baik untuk perusahaan besar maupun kecil agar dapat mengadopsi ataupun meningkatkan sistem kerja hybrid dengan cepat. Dengan hanya menggunakan satu platform, perusahaan dapat menawarkan otonomi, fleksibilitas, konektivitas, dan dukungan yang lebih besar — dengan begitu, keseimbangan kehidupan kerja menjadi lebih baik – serta menciptakan tenaga kerja yang lebih produktif, sehat, dan stabil dalam prosesnya,” kata Christian Mischler, co-founder Deskimo.

Deskimo adalah aplikasi yang memungkinkan pekerja untuk menemukan ruang kerja bersama, meluncurkan Working Management System (WMS) untuk mengoptimalkan sistem kerja hybrid. Deskimo mencoba membantu perusahaan untuk merangkul pengaturan kerja hybrid di mana pekerja dapat mulai kembali bekerja dari kantor namun tetap memiliki akses untuk bekerja jarak jauh. Dengan WMS, perusahaan dapat memanfaatkan fitur perencanaan yang menggunakan data real-time dan mendorong  pemanfaatan ruang secara efektif, serta kolaborasi tim di lingkungan kerja bersama.

Tren kerja Hybrid tentunya memberikan tantangan tersendiri bagi tim personalia atau HRD perusahaan itu. Mereka harus mengarahkan cara terbaik untuk mengimplementasikan sistem kerja hybrid. "HRD perusahaan perlu memikirkan bagaimana melakukan rotasi untuk menghindari kepadatan kantor dan mengelola kehadiran serta memastikan alur kerja dan komunikasi berjalan lancar," katanya.

Peluncuran WMS oleh Deskimo memungkinkan perusahaan untuk bertransisi dan menyesuaikan diri dengan sistem kerja yang fleksibel agar dapat meningkatkan produktivitas, menekan biaya, dan memastikan kesejahteraan perusahaan dan karyawan. Dengan menggunakan WMS, manajer kantor dapat mengatur kantor di sebuah lokasi, menentukan area, ruang rapat, dan fasilitas lainnya yang mudah diakses siapa saja atau orang yang ditunjuk dalam perusahaan tersebut. 

WMS juga memungkinkan kepala departemen atau pemimpin tim untuk menetapkan daftar rotasi kehadiran staf untuk memfasilitasi interaksi langsung. Karyawan dapat mengatur jadwal mereka sendiri, menunjukkan kapan mereka bekerja dari luar kantor, kapan mereka akan masuk, dan melihat jadwal yang diberikan oleh manajer mereka.

Fitur WMS dirancang untuk membantu perusahaan dan karyawan tetap terorganisir, terinformasi dan terpantau, serta memfasilitasi kolaborasi dan pertukaran ide agar lebih efektif dan aman tanpa perlu selalu berada di kantor. Beberapa dari fitur yang memudahkan HR meliputi:

1. Akses Dashboard
Administrator memiliki akses untuk melihat dashboard dan mendapatkan visibilitas: siapa bekerja di mana dan kapan, tim mana yang ke kantor pada hari apa, dan masih banyak lagi.

2. Mengelola Kapasitas
Beradaptasi terhadap perubahan peraturan melalui kemudahan untuk mengubah 
batasan kapasitas

3. Daftar Nama
Kelola tim berdasarkan jadwal kerja atau mengatur tim secara terpisah dengan mudah.

4. Pelacakan Kontak
Mendapatkan visibilitas terkait informasi penggunaan meja melalui fitur check-in QR untuk pelacakan kontak dengan mudah

5. Jarak Sosial
Menyematkan protokol jaga jarak sosial dalam rutinitas sehari-hari.

6. Mengoptimalkan Ruang Kerja saat ini dan di Masa Depan
Sesuaikan ukuran ruang kantor dan optimalkan biaya.

7. Laporan dan Wawasan
Dengan data utilisasi dan okupansi, perusahaan mendapatkan informasi tentang ruang yang kurang dimanfaatkan dan bagaimana dapat mengkonfigurasi ulang anggaran.

Dengan pendekatan hybrid sebagai kebiasaan yang baru, tempat kerja harus dapat beradaptasi dengan keadaan baru, membenahi eksistensi dan menemukan tujuan baru. Saat ini, pekerjaan kantor dapat diselesaikan dari mana pun, tetapi kebutuhan untuk terkoneksi dan menyelesaikan isu-isu yang lebih kompleks melalui pertemuan tatap muka dan bertukar ide dengan rekan kerja, tetap diperlukan. Kantor tidak akan pergi kemana pun, tapi fungsi nya akan berubah menjadi tempat kreatif dan WMS siap untuk memfasilitasi perubahan tersebut.

Baca: Fresh Graduate, Kenali Berbagai Tahapan Wawancara Kerja